Teoría Manual de Procedimientos


CONTENIDO 1.  MARCO TEÓRICO

El estudiante debe entender claramente que un Manual de Procedimientos es una guía flexible y útil que puede ser objeto de modificaciones de acuerdo a las necesidades.

Explicación: El Autor Guillermo Gómez Ceja define al Manual de Procedimientos como el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar en el correcto desarrollo de las actividades.

En otras palabras, se justifica un Manual de Procedimientos cuando en la organización se presentan las siguientes situaciones que deben ser conocidas y analizadas, en cada caso, por el estudiante, esto es:

  • Presencia de trámites complejos, es los que es necesario efectuar descripciones precisas de los mismos, de manera que sea fácil consultarlas para aclarar posibles dudas.
  • Para asegurar la uniformidad en el desarrollo de los trámites y procedimientos, para lo cual resulta indispensable contar con descripciones claras de los mismos.
  • Para emprender en tareas de simplificación del trabajo, como análisis de tiempos, delegación de autoridad, estudios de simplificación de tareas, entre otros.
  • Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente y se necesiten conocer las fuentes de entrada, el proceso y las salidas de información, son muy valiosos los manuales de procedimientos, ya que tienen información necesaria para la determinación de los flujos de ésta.

Revisar el texto guía, en las páginas 357 a 361.

EJERCICIOS

  1. ¿El Manual de Procedimientos permite asegurar uniformidad en el desarrollo de los trámites de la institución?
  2. ¿El análisis de los procedimientos permite llegar a la simplificación del trabajo?
  3. ¿Los procedimientos ayudan a la delegación de autoridad y al estudio de tiempos?

CONTENIDO 2.  SIMBOLOGÍA

La teoría referencial respecto a los manuales de procedimientos las encuentra el estudiante en su texto guía, páginas 357 a 387, para que se familiarice con el uso de los símbolos.

Explicación: Algo novedoso que el estudiante debe poner especial cuidado y atención es la utilización de simbología especializada en la representación gráfica (diagramas de flujo) de los procedimientos. Los símbolos más utilizados son los siguientes:

OPERACIÓN Representado por un círculo o rectángulo pequeño e indica el avance de las actividades efectuado por personas o máquinas.

INSPECCIÓN Representado por un cuadrado pequeño, se utiliza para comprobar o verificar el estado o situación de la actividad.

TRANSPORTE Representado por una flecha, indica el cambio de un lugar a otro sin perder las características de la actividad.

DEMORA Representada por la letra D mayúscula e indica el detenimiento necesario o innecesario del procedimiento.

ARCHIVO Representado por un triángulo pequeño en posición invertida, determina la conclusión de un trámite o proceso productivo.

 

Revisar el texto guía de  Víctor Hugo Vásquez, Organización Aplicada, Tercera Edición, páginas 360 a 366.

EJERCICIOS

  1. ¿Los símbolos sirven para elaborar los Diagramas de Flujo?
  2. ¿Los procedimientos representados en símbolos le permiten una lectura clara de la sucesión de actividades?

CONTENIDO 3.  ESTRUCTURA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Resulta indispensable lograr el conocimiento para diseñar un manual de procedimientos que supla las necesidades y deficiencias de la organización.

Explicación: Igualmente algo fundamental que debe tener presente el estudiante es el Modelo de Estructura del Manual de Procedimientos que se propone en el texto guía, pero que en todo caso su esquema mínimo es el siguiente:

  • Portada de identificación
  • Índice del Manual
  • Introducción
  • Base legal
  • Objetivo del Manual
  • PROCEDIMIENTOS (TODOS)
  • Folio de identificación
  • Objetivo del procedimiento
  • Políticas y normas de operación
  • Descripción narrativa del procedimiento
  • Diagrama de Flujo del Procedimiento
  • Formularios
  • Información general
  • Glosario de términos
  • Índice temático

Con el propósito de que el estudiante tenga mejor objetividad en la elaboración y ejecución de un Manual de Procedimientos, el texto guía considera el desarrollo de un procedimiento, esto es, describe el PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL, con el siguiente esquema:

  1. Introducción
  2. Objetivos
  3. Políticas
  4. Diagrama de Flujo
  5. Secuencia de actividades
  6. Descripción de formularios
  7. Anexos

Se recomienda revisar el texto guía en las páginas 366 a 372.

EJERCICIOS

  1. ¿Forman parte de un Manual de Procedimientos los Diagramas de Flujo?
  2. ¿Qué papel cumplen los formularios en los procedimientos?
  3. ¿Es útil para los Manuales de Procedimientos tomar en cuenta algunos detalles de forma como: carpetas, separadores, tipo de cartulina, color del papel, etc.?

CONTENIDO 4.  DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo permiten visualizar gráficamente la secuencia de un procedimiento y esquematiza de mejor manera la secuencia lógica de actividades.

Explicación: Por otro lado, existe una gama amplia de diagramas de flujo contándose entre los más importantes los siguientes:

  • DIAGRAMA DE BLOQUE
  • DIAGRAMA DE FLUJO (ANSI)
  • DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL
  • DIAGRAMA DE FLUJO GEOGRÁFICO

Un interesante ejemplo contiene el texto guía sobre los procedimientos para la REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EN UNA FOTOCOPIADORA, utilizando el diagrama de flujo funcional, páginas 389-394.

A través de este ejemplo el estudiante comprenderá de la mejor manera el desarrollo de los procedimientos. El ejemplo comprende la descripción de 34 actividades, la presentación de un plano en el que se distribuye la maquinaria y el mobiliario, se establecen costos y se dan valores en tiempo para las operaciones, inspecciones y transporte.

El estudiante con toda la información deberá levantar la situación actual llegando a señalar la utilidad o pérdida y a su vez propondrá una situación recomendada, mediante la cual demuestre un mejoramiento en tiempo y costo para la realización del procedimiento, llegando en esencia a demostrar que el negocio de reproducción de documentos es rentable.

Revisar el texto guía en las páginas 372 a 379.

EJERCICIOS

  1. ¿El Diagrama de Flujo Funcional es el que más se utiliza?
  2. ¿En qué casos se utiliza el Diagrama de Flujo Geográfico?
  3. ¿La base fundamental en los Diagramas de Flujo son los Símbolos?

CONTENIDO 5.  EJEMPLO: DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL: LIQUIDACIÓN DE HABERES

Este tipo de Diagrama de Flujo muestra el movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensión adicional que resulta ser especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un problema.

Explicación: En este Diagrama se puede observar cómo los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye horizontalmente a través de una organización.

Revise el texto guía en las páginas 373 a 375.

EJERCICIOS

  1. ¿Cree usted que el Diagrama de Flujo Funcional le refleja con claridad el procedimiento relacionado con una LIQUIDACIÓN DE HABERES DEL PERSONAL?

AUTO EVALUACIÓN  CUALITATIVA

Luego de haber efectuado las actividades de auto aprendizaje planteadas a través de los varios ejercicios es procedente realizar las autoevaluaciones.

A medida que vaya desarrollando la materia, por unidades de contenido, por temas, subtemas, capítulos o unidades efectúe autoevaluaciones que usted mismo puede calificarlas.

De ser posible haga calificar a otro compañero que siga la misma asignatura o por alumnos  que ya aprobaron dicha asignatura.

¿Hasta el momento, cómo se siente con las autoevaluaciones? Excelente, bien, regular o mal.

Si el resultado no es bueno, debe revisar nuevamente la materia y corregir las deficiencias. Si el resultado es bueno o excelente, siga adelante y felicitaciones.

2 respuestas a Teoría Manual de Procedimientos

  1. Maria dijo:

    Me pueden ayudar a elaborar un manual de políticas y procedimientos de una empresa, me encuentro en el DF, pago por este trabajo. Por favor contáctame . gracias

    • Por favor necesito algunos datos adicionales como:
      Que tipo de empresa es?
      Como está estructurado el organigrama? Me puedes enviar
      Con Que tipo de manuales consta la empresa?
      Cual es la responsabilidad jurídica que tiene la empresa con la comunidad?
      Entre otros de información que me puedas proporcionar.

      Saludos

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